▼トラブル110番！
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| オフィス移転には現状の問題点の把握から移転後のレイアウトにいたるまで、考えなくてはならない問題がいろいろあります。スムーズに移転ができるように「オフィス移転までのフロー」をご活用ください。 |
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| ■オフィス移転までのフロー |
※各項目をクリックするとそれぞれの詳細がご覧になれます |
| オフィス移転には、まず現在入居しているビルへの解約予告が必要です。その為には賃貸借契約書を事前に見て解約予告期間（通常6ヶ月又は3ヶ月前）を確認する必要があります。予告通知は、移転するオフィスが確定してから文書で提出しましょう。 |
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中途解約の場合、予告期間中の賃料は入居者が支払わなければなりません。賃料が現在のオフィスと新しいオフィスの 二重払いにならないように、スケジュールや賃料の交渉など事前に調整しておく必要があります。 |
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| 敷金（保証金）は、賃料の支払い債務の担保として無利息で貸主（オーナー・管理会社）が預かり賃貸借契約が終了した時点で借主(入居者)に返還されるものです。通常、賃貸借契約終了から明け渡しまでに借主（入居者）に賃料の未払いやそのほかの債務が無ければ、敷金（保証金）は、原状回復費用を差し引いて借主（入居者）に返還されます。償却（敷引）がある場合は、内容の確認をすることが必要です。 |
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| 契約終了時に入居者は、現在入居中のオフィスを原状回復する義務を負うのが通常です。一般的には壁や天井の塗り替え、床の張替えなどを入居者が費用負担する場合が多いようです。工事業者の選択や費用負担など、事前に貸主（オーナー・管理会社）に確認しましょう。 |
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| オフィス移転のコンセプト（広さ、環境、賃料など）を明確にして、新しいオフィスの規模、立地、設備など移転先の諸条件を確定させましょう。 |
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立地条件 |
空調、電気容量 |
ワークスペースは何坪 |
ＯＡフロア、電話回線、光ファイバー |
地域の選定 |
駐車場の有無 |
賃料や共益費などのランニングコスト |
移転時期 |
移転に伴うコスト |
耐震基準など |
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| 貸主（オーナー・管理会社）は複数の不動産仲介業者にテナントの募集依頼をしているケースがあります。そのため不動産会社から提供された情報が二重になることもあります。その場合は複数の会社に相談してみて、対応をみながら絞り込んでいく方がいいでしょう。 |
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移転計画のコンセプトに沿った物件情報収集を開始。
スタッフで探すこともできますが、ここはやはりプロの不動産仲介会社に依頼して、効率の良い物件探しをおすすめします。候補物件が見つかったら調査・下見はスタッフで行い、失敗がないように比較検討できるようにしましょう。 |
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| 貸主（オーナー）承諾がおりたら、いよいよ契約。契約時に必要なものと確認事項は以下の通りです。 |
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| 会社実印 |
| 会社の印鑑証明書 |
| 会社の登記簿謄本 |
| 代表者の印鑑証明書 |
| 保証金（敷金） |
| 預り証（手付金を入れた場合） |
| 前払い賃料と共益費 |
| 仲介手数料 |
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| 契約書の内容を確認 |
| 賃料の支払時期と方法 |
| 契約更新時期の確認 |
| 賃料改定時期の確認 |
| 定期借家契約について |
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| 契約には次の2種類の賃貸借契約書がありますので、あらかじめどちらの契約になるかを確認する必要があります。 |
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| 通常の建物賃貸借契約であり、契約の更新の定めがある契約です。 |
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| 定期の建物賃貸借契約であり、期間満了により賃貸借は終了します。期間満了後の新たな賃貸借契約（再契約）を締結する場合を除き、契約が終了する定めがある契約です。 |
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| 移転の日時は他のテナントの移動と重なったりしないよう、あらかじめ貸主（ビルオーナー・管理会社）と相談して十分確認をした上で決定しましょう。 |
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| 移転作業を円滑に行うためにも、社内プロジェクトチームの編成が必要です。部署ごとに移転責任者を選任して、部署の役割や物品の移動などを確定させておきましょう。移転先の電話番号や所在地などの確定に沿って、移転の案内状や社内の印刷物を発注しましょう。電話の移転案内サービスの利用、金融機関への届出、従業員の通勤手段の変更、リース会社や保険会社への伝達、官公庁や社有免許などの手続きなども必須です。 |
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移転案内状
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名 刺
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送付先リスト
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封 筒
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地図作成
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伝票類
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印 章
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社員証明書の再発行
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ゴム印
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通勤定期の変更
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移転前の担当部署で手続きを行ってください。移転のケースや移転先によって転出書類が異なるケースがあるので注意が必要です。手続きは約1週間前後で終了します。特に本社移転の場合は「類似商号」や「定款の変更」も必要になります。
※「類似商号」については事前に確認してください。 |
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| 移転手続きを済ませてから「登記簿謄本あるいは抄本」を添えて「納税地移転」の届出書を新・旧税務署へ遅滞なく提出します。その他「給与支払い事務移転の届出（新・旧1ヶ月以内）」などが必要です。 |
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| 所在地と転出先の都道府県税事務所（東京都23区内は転出先のみで可）に、登記簿謄本を添付して事業開始申告書などを提出します。 |
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| 契約者名と移転先の住所が確認できる書類（登記簿謄本あるいは抄本）などを用意し、現在地と転出先の各電話局で手続きをします。電話の移転手続きは工事予定日の1ヶ月前までに受け付けしましょう。取り外しは移転終了後が良いでしょう。３〜4月は転居シーズンとなるため混雑が予想されます。この時期は早めに申し込んでおきましょう。 |
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10.移転の社内告知と役割分担
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| 社内のスタッフに対して移転の告知を行います。そこでは具体的な移転作業や手順などを説明します。部署や個人の役割分担を明確にすることで、移転当日スムーズに作業ができるようにします。 |
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| 運送会社から梱包資材が届いたら、役割分担に沿って書類などの梱包を行います。オフィスプラン（レイアウト）を見ながらオフィス家具やダンボールにナンバリングを行います。梱包の際に行き先や所有者が分るようにマジックやラベルを活用して、物品の所在が分るようにすれば間違いはありません。 |
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12.移転当日の混乱を避けるために
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移転担当スタッフは作業がスムーズに進行しているか、関係者や運送会社と連絡を取り合い円滑かつ安全に移転作業を実施することが重要です。
移転後に出る廃棄物の処理には、費用負担が発生するものもありますので、処理について運送会社と事前に打ち合わせを行いましょう。
移転後のオフィスでは、作業後にビル内部やエレベータをはじめ、搬入物品に損傷が無いかを確認しましょう。 |
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| 移転後のオフィスに残置物が無いことを確認し、オーナーへ引渡しを行います。後日、貸主（オーナー・管理会社）から原状回復工事の見積もりが届きますので、詳細を確認しましょう。疑問がある場合は原状回復工事を行う前までに連絡を入れることが重要です。 |
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